WinBooks Virtual Invoice
Reconnaissance optique
Virtual Invoice™ offre une solution unique en combinant la technique « FreeForm » et « Layout based ». De plus, Virtual Invoice™ est le premier à vous offrir une utilisation révolutionnaire des possibilités de l’internet à savoir le partage de définitions de masque entre utilisateurs: les taux de reconnaissance augmentent continuellement.
Enfin, l’option V.I.R.S.100 – Virtual Invoice Recognition Service permet de reconnaître les mentions comptables de vos factures à 100%.
Le scanning est également optimisé pour offrir la meilleure qualité d’image au moteur de reconnaissance optique.
Intégration dans l’encodage de WinBooks
Rendez-vous directement en encodage de factures : vous visualisez la facture scannée. Toutes les zones reconnues sont automatiquement transférées dans l’écran d’encodage. Toutes les validations comptables sont opérationnelles et les ajustements restent possibles avant enregistrement définitif. Même les factures les plus compliquées sont « avalées » en un clin d’oeil, grâce à l’implémentation de la technique des dictionnaires d’écritures. Enormes gains de productivité en perspective.
Consultation des documents scannés
Les documents scannés sont attachés à l’écriture comptable. L’utilisateur peut donc les consulter à volonté: d’un clic, la pièce comptable justificative apparaît. Très efficace lors d’un contrôle de gestion, ou pour une utilisation à distance.
Recherche Plein Texte
Virtual Invoice permet d’opérer différents types de recherche sur base des textes indexés car il reconnait tout le texte de chaque facture.
Scanning Intègre
Le scan a la même valeur que l’original
Avec le scanning intègre, le document scanné est marqué et signé définitivement par une signature électronique avancée : l’intégrité et l’authenticité du document scanné sont garantis. Le scan traité par le « Scanning intègre » a la même valeur que l’original papier vis-à-vis de l’Administration de la TVA et des Contributions Directes.
Approbation
Fluidité dans le contrôle et le suivi et le paiement.
Plutôt que de faire circuler les photocopies de facture dans les bureaux pour approbation, celles-ci sont scannées puis approuvées par le responsable d’un click de souris après notification par email, qu’il soit au bureau ou en déplacement. Au départ, le service comptabilité déclenche la génération automatique ou manuelle des demandes d’approbation, suivant des « règles » prédéfinies. Tous les scenarii d’approbation sont possibles, du plus simple au plus sophistiqué.