Facilité d'utilisation
Menu avec icônes et touches de raccourci. Système à onglets pour passer d'un type de compte à un autre, d'un compte à ses écritures, à ses totaux ou à sa fiche signalétique. Recherche incrémentale et possibilité de tri sur toutes les colonnes. Gestion des mémos/post-it avec degré d'urgence. On peut modifier à son gré la disposition des tableaux de données (changer la taille, l'ordre des colonnes, rendre certaines invisibles, ...) et mémoriser la disposition. Présentation claire : utilisation de couleurs dans les lettrages. Triple niveau de zoom : le document tel qu'il a été encodé, le document tel qu'il a été enregistré dans les journaux, le document original tel qu'il a été scanné (en option).
Copie de sécurité intégrée sous forme comprimée, éventuellement encryptée.
Possibilité de véritablement dessiner ses layouts de factures ou ses rappels : incorporation de logo, gestion des couleurs, ...
Une aide Windows est disponible avec recherche indexée, navigation hypertexte, copies d'écran, etc. En plus, une aide multimédia sous forme de séquence d'encodage sonorisée est disponible pour illustrer des points nécessitant une attention particulière.Innovations comptables
Comptabilité en temps réel : les écritures sont directement dans les comptes : fini les brouillards de saisie. Néanmoins, les écritures restent modifiables à volonté tant qu'elles n'ont pas été validées. De cette façon, un utilisateur novice pourra encoder suivant ses connaissances, en utilisant des comptes d'attente s'il le désire : comptes « je ne sais pas ! », pour, ultérieurement, faire vérifier et compléter son travail par une personne qualifiée qui corrige et effectue la validation des écritures. Plus de réouverture d'exercice nécessaire : le report de l'exercice N sur l'exercice N+1 est automatique et permanent. Plus de désynchronisation possible.
Saisie structurée des taux de TVA.
Gestion automatique en une ligne de la TVA partiellement déductible.
Dictionnaire d'écritures étendu, incorporant les imputations TVA.Import-Export fiduciaire
Le client et sa fiduciaire peuvent échanger, via CD ou via email Internet sécurisé, des fichiers d'écritures.
Exemple : sur base d'une situation comptable que le client lui envoie, la fiduciaire encode certains journaux (ex : amortissements, régularisations, ... ). Elle renvoie ensuite le résultat de ces encodages au client qui les importe dans sa comptabilité.
Possibilité lors de l'export des écritures de bloquer les journaux exportés, afin de limiter les conflits lors de la réimportation ultérieure.Gestion de documents intégrée - Virtual Invoice (en option)
Au départ, on scanne les pièces comptables : factures, extraits financiers, justificatifs d'OD. Ensuite, il faut les attribuer à des écritures : soit lors de l'encodage dans les journaux, soit a posteriori : on indique le numéro de l'écriture concernée. Les documents scannés peuvent être manipulés : zoom, rotation, loupe, annotations : surlignage, note, cachet, ... Cette possibilité de visualiser le document original, associée à la facilité d'utilisation du logiciel, en fait un outil pédagogique particulièrement intéressant. Une fonction de reconnaissance optique des pièces comptables scannées permet, associé aux paramétrages de Winbooks, d'atteindre des sommets dans l'automatisation du fastidieux travail d'encodage des pièces comptables.
Internet enabled
Intégration complète d'Internet jusqu'à la composition du numéro de téléphone et l'établissement de la communication directement dans le programme comptable. Connexion immédiate au site winbooks.be (support, FAQ ), ...). Consultation intégrée de la boîte aux lettres permettant d'extraire les courriers contenant des informations comptables et de les importer dans la comptabilité. Et avec le module de télémaintenance intégré (option), l'utilisateur permet à son partenaire Winbooks d'effectuer du support en prenant les commandes à distance de son ordinateur via l'Internet : le support n'a jamais été aussi efficace.
Modules supplémentaires : Facturation, Analytique, Amortissements, liaison bancaire
En plus de sa facilité d'utilisation exemplaire, le module de facturation se distingue par ses possibilités de paramétrage des layouts de factures et autres documents : offres, notes d'envoi, ... Le module analytique, en plus de permettre de gérer jusqu'à 9 plans analytiques distincts, est complètement découplé de la comptabilité générale : l'encodage analytique peut donc se faire soit directement lors de l'enregistrement des pièces comptables, soit a posteriori lors de la consultation des pièces comptables, ce qui confère une souplesse d'encodage exceptionnelle ainsi qu'une parfaite étanchéité entre la comptabilité générale et analytique. Quant à la gestion des immobilisés, son approche pragmatique des amortissements linéaires, dégressifs et accélérés et son intégration complète à la comptabilité, en fait l'outil de choix pour préparer l'annexe « Immobilisés » du bilan et automatiser leur traitement comptable.
Réseau client/Serveur
Quand il s'agit d'installation en réseau, Winbooks est à même de proposer en plus de l'approche réseau traditionnelle, une solution full client/serveur innovante. Si les bénéfices d'une approche client/serveur ne sont plus à démontrer, l'originalité de la solution Winbooks consiste dans sa facilité d'installation et de maintenance, ses performances (requêtes SQL sur des gros fichiers jusqu'à 25 fois plus rapide que le mode local ou Foxpro), son format de fichiers identiques en mode client/server et en mode local (pas de conversion nécessaire et compatibilité avec les applications existantes), et enfin son mode Autoswitch : si le serveur n'est pas disponible ou si un dossier n'est pas sur le serveur, Winbooks peut continuer automatiquement en mode traditionnel (non client/serveur).
Sécurité assurée
Accès protégé par mot de passe avec différents niveaux par utilisateur. Possibilité de cryptage des documents scannés et des emails, les rendant illisibles sans clé d'accès adéquate. En option, encryptage permanent sur disque de la base de données comptable, garantissant la totale confidentialité des dossiers et rendant impossible l'accès à des programmes externes non autorisés. Sans mot de passe, impossible d'accéder au dossier comptable, ni via Winbooks, ni via un programme externe.
L'utilisation de totaux de contrôle lors de l'impression des journaux et du journal central permet, par comparaison avec les moutures précédentes, de confirmer qu'aucune modification quelconque n'a été apportée ultérieurement aux fichiers comptables, que ce soit via Winbooks, ou via un programme externe à Winbooks, ou via une recopie d'anciens fichiers, ...Intégration Excel
Grâce à ce module, un menu Winbooks s'ajoute dans le menu MS Excel : les données des dossiers comptables deviennent immédiatement accessibles : listes, totaux des balances des comptes généraux et analytiques, écritures, ... Exclusivité Winbooks, il est possible de consolider les données de plusieurs dossiers/années, de même que faire des recherches SQL sophistiquées pour retirer la quintessence de vos données comptables.
Le dossier électronique
Dernière nouveauté à destination des fiduciaires et de ses clients, cette fonction permet de confectionner facilement le dossier électronique de son client. Plutôt qu'imprimer toutes les listes comptables en fin de période ou d'exercice et les envoyer à son client, c'est une image électronique au format PDF (standard Adobe Acrobat, éventuellement encrypté) qui est générée et transmise au client, par CD ou e-mail, qu'il peut alors à loisir archiver, visualiser ou imprimer. Gain de temps et d'argent considérable de part et d'autres.
WinBooks accounting
