Winbooks 6.0

Cher client,
Nous avons le plaisir de vous informer de  la sortie officielle de la version 6.00 de Winbooks disponible dès aujourd’hui.

Les nouvelles fonctionnalitées de WinBooks 6.0
Comment mettre à jour votre WinBooks ?
Externaliser votre backup de WinBooks 6.0

Ses modules complémentaires:

Voici les dernières nouveautés de WinBooks 6.00

 


Installer une nouvelle version WinBooks

L’option Installer une nouvelle version vous permet d’installer sans risque et très facilement les mises à jour et les nouvelles versions du logiciel.

Avant de démarrez la mise à jour, assurez-vous que vous êtes bien seul dans votre environnement comptable, que vous n’avez pas d’autres programmes en cours d’exécution et que vous avez bien tous les droits nécessaires.

 

Droits administrateurs
Attention, vous devez disposer des droits administrateurs pour installer une nouvelle version WinBooks (accès au répertoire System de votre système d’exploitation et à la base de registre). Pour lancer la mise à jour à partir de WinBooks, il vous est vivement conseillé de cliquer droit sur votre raccourci WinBooks et choisir ‘Run as administrator’.
Ne décompressez pas manuellement le fichier ZIP de mise à jour. Passez toujours par l’option FICHIER/MAINTENANCE/INSTALLER MISE À JOUR. Des traitements particuliers sont effectués sur ce fichier ZIP.
  • Si vous cochez la case Faire une copie de l’ancien programme, l’ancienne version de WinBooks est copiée dans le répertoire C:\Winbooks\olders.

Lorsque vous travaillez en réseau, afin que tous les utilisateurs soient prévenus de la présence d’une nouvelle version, cochez la case Proposition automatique de mise à jour réseau et indiquez le répertoire dans lequel le fichier ZIP de mise à jour a été enregistré.
Lorsque les autres utilisateurs rentreront dans WinBooks, un message leur proposant d’effectuer la mise à jour sera affiché. En acceptant la mise à jour, leur version sera adaptée sans aucune autre manipulation de leur part.


Externaliser votre backup de dossier WinBooks

Pensez également à la sauvegarde de vos données!
En effet, WinBooks permet une sauvegarde locale de vos données… Mais un accident est si vite arrivé !
Comment récupérer vos données après un sinistre (crash d’ordinateur, disque dur défectueux…) ?
Externalisez vos sauvegardes, nous avons la solution !


 

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Module WinBooks : Virements

Pour une gestion efficace et rapide des paiements.

  • Génération d’une proposition de virements fournisseurs sur base des échéances des factures d’achats.
  • Sélection et/ou modification des paiements à effectuer.
  • Création du fichier bancaire à transmettre à la banque avec imputation automatique d’une opération diverse sur virements émis réconciliant les paiements avec les factures correspondantes.
  • Possibilité de payer d’autres bénéficiaires (ex: employés) avec récupération éventuelle d’un ancien fichier de paiements

Explications en vidéo:

 


Module WinBooks : Facturation

Le module de facturation se distingue par sa facilité d’utilisation et par ses possibilités de paramétrage des dessins de factures et autres documents (offres, notes d’envoi,…)

  • Mise à jour immédiate de la comptabilité dès l’enregistrement d’une facture ou note de crédit.
  • Possibilité de correction d’une facture jusqu’à clôture périodique.
  • Paramétrage sophistiqué des dessins de factures (logo, couleurs,…).
  • Nombre illimité de layouts attachés à un ou plusieurs codes journaux.
  • Factures, notes de crédit et autres types de documents (devis, notes d’envoi,…).
  • Transfert d’offres ou notes d’envoi en factures.
  • Mémos par document, remise par article, remise globale, escompte, frais de port, table de commentaires et de mémos standards, impression en direct, par lot ou par sélection,…
  • Gestion de plusieurs prix, de remise par catégorie client.
  • Création automatique des factures à partir des abonnements encodés préalablement avec détermination pour chaque document de la fréquence de facturation.


Module WinBooks : Récupération CODA

Ce module permet d’automatiser au maximum la saisie des journaux financiers en important les fichiers d’extraits de comptes envoyés par votre banque, ISABEL ou CODABOX: gain de temps considérable et diminution du risque d’erreurs d’encodage et d’imputations.

    • Réconciliation automatique des paiements avec les comptes/factures auxquels ils se rapportent ( sur base des communications, des numéros de comptes bancaires, des montants,…). Le paiement est imputé sur un compte d’attente dans le cas où la réconciliation automatique n’a pas été possible.
    • Visualisation préalable du fichier décodé et des propositions de lettrage avant injection en comptabilité.
    • Après injection en comptabilité, possibilité de revenir à tout moment dans le journal financier pour y imputer les montants restés sur compte d’attente. Un processus « intelligent » mémorise le lien compte bancaire – référence comptable client ou fournisseur, de manière à proposer ultérieurement les bonnes imputations en fonction du compte bancaire utilisé pour chaque transaction.

Toutes les mentions habituelles figurant sur les extraits deviennent directement consultables en comptabilité dans le journal financier ( type d’opération, communication, compte bancaire, … )
La fonction de « scan » permet de trouver automatiquement le prochain fichier coda à récupérer pour un n° de compte bancaire précis.


Module WinBooks : Analytique

En fonction de l’organisation de l’entreprise et des analyses souhaitées, le gestionnaire définit un ou plusieurs plans analytiques. A la saisie de toute pièce comptable, WinBooks ouvre en fonction du pré-paramétrage, automatiquement ou à la demande, une fenêtre permettant d’effectuer la répartition analytique. Les différentes listes (historiques, balances,…) permettent ensuite d’analyser les charges et produits en fonction de leurs origines, de leur justification ou de leur destination dans l’entreprise.

    • Jusqu’à 9 plans analytiques de type alphanumérique ou quantitatif avec un nombre illimité de références par plan.
    • Encodage analytique soit à l’enregistrement de la pièce comptable, soit à posteriori lors de la consultation d’une pièce préalablement enregistrée.
    • Découplage entre la comptabilité générale et analytique.
    • Nombre illimité d’imputations analytiques par imputation comptable.
    • Modification ou réaffectation soit en revenant sur la pièce préalablement enregistrée, soit via une OD purement analytique.
    • Encodage par ligne ou par pièce dans les financiers et dans les opérations diverses.
    • Par plan, définition des comptes, classes ou sous-classes de comptes nécessitant ou non des imputations analytiques.
    • Possibilité d’attacher une imputation analytique par défaut à chaque compte général.
    • Références analytiques avec clé de répartition, gestion de références croisées.


Module WinBooks : Instrastat

Générez automatiquement l’Intrastat

Le module autorise l’encodage des données Intrastat dès l’enregistrement des factures en comptabilité ou à posteriori avec un accès à la nomenclature officielle.

Une proposition de déclaration est générée avec la possibilité de modifier avant l’envoi.


Module WinBooks : Office API

Les données WinBooks deviennent immédiatement accessibles en Excel. Les possibilités d’édition, de tri, de sélection ou de présentation sont multipliées à l’infini et tout utilisateur Excel a ainsi la possibilité de tirer un maximum des informations provenant de WinBooks

      • Exportation des listes comptables vers Excel à partir de WinBooks,
      • Les menus et fonctions WinBooks sont intégrés dans Excel et permettent ainsi d’extraire les données comptables au départ d’une feuille Excel
      • Possibilité de créer des tableaux de bord « sur mesure .
      • Consolidation de plusieurs feuilles : consolidation de balances de plusieurs années, de dossiers différents, de requêtes SQL,…


Module WinBooks : Gestion des immobilisés

Vos tableaux d’amortissements instantanés

Parfaitement intégré à la comptabilité, ce module simplifie et organise toute la gestion des immobilisés

      • Fiche des immobilisés complète et détaillée liée à la comptabilité.
      • Calcul automatique des amortissements linéaires, dégressifs, accélérés,…
      • Gestion des annuités complètes, du prorata, des fréquences annuelles, mensuelles.
      • Gestion des opérations ponctuelles : plus-values, cessions, désaffectations, reprises d’amortissements et amortissements exceptionnels.
      • Gestion des subsides, des immobilisés « titres ».
      • Ventilation comptable automatique.
      • Tableaux récapitulatifs ou détaillés des amortissements sur un ou plusieurs exercices, liste de déduction pour investissement (formulaire 276U), simulations sur 5 ou 10 ans,…

Explications en vidéo :


Module WinBooks : Liens programmes externes

Pour importer des données dans la comptabilité WinBooks en provenance d’un autre logiciel (facturations spécifiques, applications verticales, signalétiques,…).

        • WinBooksOfficeApi.dll est l’interface de programmation WinBooks donnant accès aux objets, propriétés et méthodes permettant de programmer l’importation d’écritures externes dans un dossier WinBooks au départ de tout programme Windows capable d’adresser une dll
        • La première étape est de préparer des fichiers d’importation dans un format défini, contenant les écritures et/ou les fiches signalétiques s’y rapportant. Ensuite, via l’interface de programmation, activer le dossier, indiquer l’endroit où se trouvent les fichiers à importer, déclencher la procédure de tests et terminer par l’exécution de l’importation proprement dite

Possibilité d’importer des signalétiques, des écritures de ventes et achats, des financiers, des opérations diverses, des imputations analytiques


Module WinBooks : Les forfaits

Ce module génère automatiquement les feuilles de calcul des professions soumises au régime forfaitaire en matière de TVA

      • Encodage des quantités lors des imputations comptables dans les journaux d’achats.
      • Journal des recettes alimenté automatiquement.
      • Paramétrage de la concordance entre les codes forfaits et les comptes généraux.
      • Forfaits gérés : standard, boucher, boulanger, boulanger avec salon de consommation, cafetier, petit cafetier, coiffeur, pharmacien, glacier, friterie.


Module WinBooks : Analyse bilantaire

Jusqu’à la publication du bilan…

L’analyse bilantaire permet l’élaboration et la publication obligatoire des comptes annuels et ce en parfaite liaison à la comptabilité : gain de temps et fiabilité à toute épreuve.

 


Module WinBooks : Sécurité

Conçu pour ceux qui souhaitent garantir une confidentialité totale de leurs données comptables.

      • Gestion pointue des accès utilisateurs par dossier.
      • Comptes déclarés confidentiels.
      • Encryptage: la base de données comptables peut être encryptée, garantissant la totale confidentialité des dossiers et rendant impossible l’accès à des programmes externes non autorisés. Sans le mot de passe, impossible d’accéder aux données comptables, ni via WinBooks, ni via un programme externe.
      • Logbook permet de tracer les accès aux dossiers.

 


Module WinBooks : Extension réseau

Réseau

L’extension réseau vous permet une gestion optimale d’accès simultanés au même dossier.

Lorsque les données comptables doivent être partagées entre plusieurs utilisateurs, le module « Réseau » gère de façon optimale les accès simultanés à un même dossier.

Module Client/Serveur

Le module Client/Serveur est la solution idéale pour les installations conséquentes.

Le module « Client/Serveur » offre les meilleures performances en terme de vitesse, de stabilité, de facilité d’installation et de maintenance, une nécessité lorsque le nombre d’utilisateurs ou le volume des données comptables augmente.

Des tests ont démontré un gain de facteur 100 dans des requêtes SQL entre le monde réseau traditionnel et le mode serveur.

De plus, une panne d’une station n’affecte plus l’intégrité de la base de données: elle est gérée par le serveur.

Module Terminal Services
Le Module Terminal Service est une alternative au module Client/Serveur pour une maintenance et un trafic réseau minimum. Il donne aussi la possibilité de se connecter de l’extérieur.

Toute l’application Winbooks « tourne » sur un serveur dédié dans vos bureaux. Plus besoin de l’installer sur les autres postes : très facile pour la maintenance et les mises à jour. Moyennant l’achat d’une licence additionnelle «Microsoft Terminal Services», le trafic réseau est réduit à sa plus simple expression. Le serveur travaille en local sur la database, ce qui optimise les temps de traitement. Il est également possible de se connecter via internet, et permet ainsi de continuer les travaux à domicile.


Module WinBooks : Réévaluation des postes en devises

Ce module permet de réévaluer automatiquement toutes les écritures en devises ouvertes à une date donnée. Concrètement, le programme réajuste en Euro le solde des comptes sur lesquels ont été imputés des mouvements libellés en devises étrangères, qui sont non soldés au moment de la réévaluation, et pour lesquels les cours des devises ont changés.

      • Réévaluation enregistrée par opérations diverses
      • Possibilité d’opérations diverses de réévaluation distinctes par groupe de compte, par devise ou par compte/devise.
      • Réévaluation possible à tout moment pour une date précise.
      • Génération automatique d’une imputation par devise et par compte.
      • Applicable sur tous les comptes clients, fournisseurs, et comptes généraux réconciliables.

 


Virtual Invoice


Reconnaissance optique

Virtual Invoice™ offre une solution unique en combinant la technique « FreeForm » et « Layout based ». De plus, Virtual Invoice™ est le premier à vous offrir une utilisation révolutionnaire des possibilités de l’internet à savoir le partage de définitions de masque entre utilisateurs: les taux de reconnaissance augmentent continuellement.

Enfin, l’option V.I.R.S.100 – Virtual Invoice Recognition Service permet de reconnaître les mentions comptables de vos factures à 100%.

Le scanning est également optimisé pour offrir la meilleure qualité d’image au moteur de reconnaissance optique.

Intégration dans l’encodage de WinBooks

Rendez-vous directement en encodage de factures : vous visualisez la facture scannée. Toutes les zones reconnues sont automatiquement transférées dans l’écran d’encodage. Toutes les validations comptables sont opérationnelles et les ajustements restent possibles avant enregistrement définitif. Même les factures les plus compliquées sont « avalées » en un clin d’oeil, grâce à l’implémentation de la technique des dictionnaires d’écritures. Enormes gains de productivité en perspective.

Consultation des documents scannés

Les documents scannés sont attachés à l’écriture comptable. L’utilisateur peut donc les consulter à volonté: d’un clic, la pièce comptable justificative apparaît. Très efficace lors d’un contrôle de gestion, ou pour une utilisation à distance.

Recherche Plein Texte

Virtual Invoice permet d’opérer différents types de recherche sur base des textes indexés car il reconnait tout le texte de chaque facture

Scanning Intègre

Le scan a la même valeur que l’original

Avec le scanning intègre, le document scanné est marqué et signé définitivement par une signature électronique avancée : l’intégrité et l’authenticité du document scanné sont garantis. Le scan traité par le « Scanning intègre » a la même valeur que l’original papier vis-à-vis de l’Administration de la TVA et des Contributions Directes.

Approbation

Fluidité dans le contrôle et le suivi et le paiement.

Plutôt que de faire circuler les photocopies de facture dans les bureaux pour approbation, celles-ci sont scannées puis approuvées par le responsable d’un click de souris après notification par email, qu’il soit au bureau ou en déplacement. Au départ, le service comptabilité déclenche la génération automatique ou manuelle des demandes d’approbation, suivant des « règles » prédéfinies. Tous les scenarii d’approbation sont possibles, du plus simple au plus sophistiqué.

 

 

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